Event Coordinator – Procurement LSPE & e-Katalog

PT Loka Indira Amarta, sebuah entitas yang berfokus pada berbagai kegiatan penting, sedang mencari individu yang bersemangat untuk mengisi jabatan Koordinator Acara – Pengadaan LPSE & e-Katalog. Pekerjaan ini berlokasi di Jakarta Selatan, DKI Jakarta, menawarkan lingkungan kerja yang dinamis bagi Anda yang memiliki ketertarikan pada manajemen kegiatan dan pengadaan barang/jasa pemerintah.

Sebagai Koordinator Acara, Anda akan menjadi bagian integral dalam mendukung pelaksanaan berbagai kegiatan, khususnya yang berkaitan dengan proyek-proyek pemerintah. Peran ini melibatkan koordinasi acara dan proses pengadaan yang terkait dengan pendanaan dari sektor publik.

Deskripsi Pekerjaan

Peran ini mengharuskan Anda untuk secara aktif terlibat dalam dua area utama: koordinasi acara dan pengadaan. Anda akan memastikan setiap kegiatan berjalan lancar, mulai dari perencanaan hingga eksekusi, serta mengelola proses pengadaan sesuai standar yang berlaku.

• Mendukung perencanaan dan pelaksanaan acara sektor pemerintah dan publik secara menyeluruh.
• Membuat dokumen kegiatan seperti rundown, rincian anggaran, laporan, dan materi visual.
• Berkoordinasi dengan tim keuangan dan hukum untuk memastikan kepatuhan dan integritas dokumentasi.
• Memastikan kelancaran operasional di lokasi acara dan membantu penyelesaian masalah secara real-time.
• Menyampaikan dan memantau proses pengadaan melalui LPSE, termasuk e-Tendering dan e-Purchasing.
• Mempersiapkan laporan proyek dan ringkasan yang jelas dan ditulis dengan baik.
• Mengkoordinasikan logistik, meliputi lokasi, perjalanan, akomodasi, katering, peralatan, dan dukungan di lapangan.
• Terlibat dan bernegosiasi dengan vendor serta penyedia layanan.
• Memastikan pengiriman dan instalasi barang atau jasa tepat waktu berdasarkan jadwal proyek.
• Membantu merancang presentasi, proposal, dan laporan pasca-acara yang menarik secara visual (menggunakan PowerPoint, Canva, atau alat serupa).
• Menyusun dan mengelola dokumen pengadaan sesuai regulasi LKPP dan Perpres.
• Melacak kinerja pemasok, kualitas produk, dan ketentuan kontrak.
• Menjaga dokumentasi yang rapi dan profesional untuk keperluan audit dan evaluasi.

Kualifikasi yang Dibutuhkan

Untuk menempati jabatan ini, Anda diharapkan memiliki latar belakang pendidikan dan pengalaman yang sesuai, serta kemahiran dalam beberapa perangkat lunak dan kemampuan interpersonal. Berikut adalah beberapa kriteria yang kami cari:

• Berlokasi di Jakarta Selatan, DKI Jakarta.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 12 bulan dalam dukungan acara dan pengadaan pemerintah.
• Memiliki sertifikat profesional.
• Mampu memimpin tim lintas fungsi (Cross-functional Team Leadership).
• Memiliki kemampuan kepemimpinan proyek (Project Leadership).
• Terampil dalam manajemen proyek (Project Management).
• Lulusan S1 di bidang Manajemen Acara, Bisnis, Administrasi Publik, atau bidang terkait.
• Familiar dengan LPSE, e-Katalog, e-Kontrak, dan platform pengadaan serupa.
• Mampu berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan; sanggup menyiapkan dokumen dan komunikasi formal dalam bahasa Inggris.
• Keterampilan dasar desain/layout menggunakan PowerPoint, Canva, atau alat Adobe merupakan nilai tambah.
• Mahir dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Berorientasi pada detail dan terorganisir dengan baik.
• Mampu bekerja secara mandiri dan mengelola berbagai tugas di bawah tekanan.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang kuat.
• Bersedia melakukan perjalanan untuk koordinasi acara di lokasi jika diperlukan.

Jika pekerjaan ini cocok dengan keahlian dan minat Anda, serta Anda siap menghadapi tantangan dalam koordinasi acara dan pengadaan pemerintah, maka peran ini mungkin menjadi langkah selanjutnya yang tepat dalam perjalanan Anda.